01El reto
HelloPrint es el mayor marketplace europeo de productos de impresión personalizados. Opera en más de 30 países, trabaja con una red de más de 300 fabricantes y atiende a más de 800.000 clientes. Con ese volumen, su equipo de soporte gestiona un flujo diario de consultas muy elevado — tanto por email como a través de formularios web.
El reto era claro: necesitaban una solución de IA capaz de responder automáticamente a las consultas de soporte, pero que fuera mucho más allá de un chatbot genérico. La IA tenía que poder acceder al sistema interno de HelloPrint, conocer el estado real de cada pedido y, en algunos casos, realizar modificaciones directamente. Además, tenía que funcionar dentro de HubSpot, donde el equipo de soporte trabaja en su día a día.
02Lo que hice
01
IA conectada al sistema interno
Configuré la IA para que pudiera leer información de la base de datos interna de HelloPrint — estado de pedidos, datos de cliente, historial de transacciones — y realizar modificaciones cuando fuera necesario. No se trataba de dar respuestas genéricas, sino de resolver consultas reales con datos reales.
02
Formularios convertidos en conversaciones
HubSpot tiene una limitación importante: los tickets generados desde formularios web no abren una conversación en el sentido que la plataforma entiende, lo que impedía que la IA pudiera interactuar con ellos. Para solucionarlo, desarrollé una integración vía API que redirige todas las respuestas recibidas por formularios y las convierte en conversaciones dentro de HubSpot.
03
Bucle de respuesta automática
Una vez que la consulta entra como conversación, la IA la procesa y genera una respuesta. Si el cliente vuelve a escribir, el sistema detecta el nuevo mensaje y vuelve a enviar la conversación a la IA, creando un bucle de respuesta continuo sin intervención humana.
04
Cobertura multicanal
El mismo sistema funciona tanto para los correos que recibe el equipo de soporte en HubSpot como para las consultas que llegan a través de formularios web, unificando ambos canales en un solo flujo automatizado.
03Resultados
La implementación consiguió reducir en casi un 30% el volumen diario de consultas que el equipo de soporte tenía que gestionar manualmente. Esas consultas ahora se resuelven de forma automática, con respuestas basadas en datos reales del sistema — no en plantillas genéricas. Esto liberó capacidad del equipo para concentrarse en los casos más complejos que realmente requieren atención humana.